Если увольняется айтишник / вебмастер, что сделать по сайту

Мы часто дежурим на «Горячей линии» поддержки по России и нередко приходят вопросы: у нас уволился айтишник / специалист по сайту / вебмастер — что сделать, какие доступы поменять? Ответим в этой статье.

Ниже представлен желательный перечень доступов и документов, который Вы должны получить от уходящего специалиста. Обязательно проверьте их актуальность. Все доступы (пароли) рекомендуется оперативно заменить на новые.

1. Логин и пароль доступа к административной панели сайта (Панели управления или Админпанели)

Чтобы не искать — запишите заодно и адрес для входа в Панель управления.

В Панели управления убедитесь, что Вы как пользователь имеете наивысшие права (например, СуперАдминистратора) и такими же правами не остался наделен кто-то ещё.

Если сайт на Ucoz — там система безопасности несколько сложнее: логин (в виде почтового ящика, на который был зарегистрирован), администраторский пароль, с которым можно заходить в панель управления своих сайтов и секретный вопрос с секретным ответом.

2. Личный кабинет хостинга

Здесь возможно несколько вариантов.

Вариант 1: Сайт размещен на хостинге, зарегистрированном на Ваши данные или данные компании.

В этом случае Вы должны знать: логин и пароль для доступа в личный кабинет пользователя хостингом.

Также крайне желательно знать:

• адрес, логин и пароль к FTP-доступу;
• если арендуете сервер — адрес, логин и пароль к специализированной панели управления (например, ISPmanager, Plesk, Vesta, CPanel);
• адрес, логин и пароль для SSH-доступа;
• названия, пользователей и пароли используемых баз данных сайта.

Проверьте, чтобы в панели управления хостингом был указан актуальный рабочий е-mail, к которому у Вас имеется доступ: это позволит оперативно получать информацию от хостера, в том числе и о необходимости оплаты. Также отключите (если есть) внешнее подключение к БД сайта.

Вариант 2: Сайт размещен на хостинге, зарегистрированном на третье лицо. В этом случае Вы обязательно должны иметь у себя на руках не только актуальные доступы, перечисленные выше, но и сам сайт в виде архива (файлы сайта, базы данных) и желательно регулярно получать резервные копии сайта по мере его наполнения / обновления. Также рекомендуется осуществить перенос сайта на «свой» хостинг.

3. Доступы для управления доменом

Вам должны передать логин и пароль для доступа в панель управления регистратора домена. Убедитесь, что владельцем домена значится Вы или требуемое Вам лицо/компания.

Проверьте, чтобы в панели управления регистратора домена был указан Ваш е-mail: это позволит оперативно получать информацию от регистратора, в том числе и о необходимости продления домена.

Также желательно иметь в распоряжении Договор купли продажи, передачи домена.

4. Пакет бухгалтерских и лицензионных документов

Возможно, часть документов уже была передана Вам или в бухгалтерию компании. В любом случае важно проверить их наличие и корректность.

• акты выполненных по сайту работ от сторонних организаций / сервисов;
• счета-фактуры;
• другие необходимые бухгалтерские документы;
• лицензия или лицензионное соглашение на систему управления (если лицензия — коммерческая.)

По правилам для некоммерческих бесплатных систем управления типа CMS Joomla Вам тоже должны передать текст лицензионного соглашения, но практического значения это никакого не имеет.

5. Доступы от внешних сервисов

Если на сайте установлены счетчики статистики, рейтинги, виджеты, используются рекламные кабинеты/сервисы и аккаунты в интернете — получите коды доступа к управлению ими, логин и пароль от каждого. Обратите внимание: некоторые счетчики могут быть невидимы обычными посетителями (вставлены в код сайта), например Яндекс Метрика, Google Analytics. Однако если Вы хотите управлять ими в дальнейшем или смотреть статистику — необходимы доступы и от них.

6. Доступы от социальных сетей

Помимо логинов и паролей желательно получить e-mail и телефонные номера, к которым привязаны страницы / аккаунты социальных сетей — они потребуются для случаев восстановления доступа к странице или ее подтверждения. Важно!  Обратите внимание, какая роль назначена для аккаунта, от которого Вам передается доступ, — это должен быть администратор или пользователь с расширенным перечнем действий/прав для страницы.

Это был минимум, который желательно получить при передаче сайта от обслуживающего специалиста. Идём дальше. Что ещё Вы можете получить:

7. На практике редко осуществляется, но на самом деле желательно: получить от it-специалиста, работавшего с Вашим сайтом, список внесенных изменений в дефолтную (идущую изначально) версию CMS и дизайна. Когда Вы решите обновить версию CMS это поможет Вам или новому специалисту, выполняющему обновление сайта понять, что обновится автоматически, а что придется переносить / обновлять вручную. В противном случае нажав, например, через год кнопку на сайте «обновить систему» Вы можете утратить ряд функций / изменений, сделанных ранее на сайте специально под Ваш проект.

8. Планируете сами управлять, обслуживать, наполнять свой сайт? Получите инструкцию по управлению сайтом. Такая инструкция может прилагаться в виде файла или быть в виде ссылки на сайт «Помощи» соответствующей системы управления.